O processo de escolher o escritório da empresa é um dos passos mais importantes para o futuro de um negócio e, por isso, deve ser feito com todo o cuidado. Todo o planejamento e as análises prévias ajudam a conseguir o espaço ideal para o que será a verdadeira casa do seu negócio!
Alguns dos critérios a se considerar podem parecer óbvios, contudo, muitas vezes não são observados com o devido cuidado. Outros critérios que expomos a seguir são menos previsíveis, mas ainda sim podem fazer uma grande diferença no bem-estar da equipe e na rotina de trabalho.
Então, veja a seguir algumas dicas sobre o que você deve prestar atenção no momento de pesquisar o espaço ideal para o escritório da empresa!
7 dicas para escolher o espaço ideal para o escritório da empresa
As dicas a seguir foram pensadas como um passo a passo de requisitos do que considerar. Assim, se um espaço atende bem os requisitos a seguir, ele deve entrar na sua lista de possibilidades e ser seriamente considerado como possível próximo escritório da empresa!
1. Espaço
O primeiro ponto é definir minimamente qual o espaço necessário para acomodar a equipe de colaboradores.
Existem alguns cálculos que ajudam a determinar qual o espaço necessário. Por exemplo, a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), recomenda que deve ser reservado um espaço de 7 m² para cada colaborador.
No entanto, de forma geral, encontramos no mercado as seguintes médias:
- Estação padrão: 4 a 6 m²;
- Estação nível júnior: 6 a 10 m²;
- Estação nível pleno: 10 a 12 m²;
- Estação nível sênior: 12 a 15 m².
Além do espaço para as estações de trabalho individuais, conforme o tamanho da equipe, é necessário considerar ainda a necessidade de contar com outros espaços, como sala de reuniões, lobby para convidados, área de recepção, copa para refeições, etc.
2. Infraestrutura
Em segundo lugar, é fundamental avaliar a infraestrutura oferecida nos arredores, seja em prédios comerciais, lojas, shopping, entre outros.
As facilidades e o aspecto do local terão um impacto não só sobre a qualidade do trabalho realizado, como sobre as impressões de clientes, sócios e investidores.
Assim, questões como cobertura de internet, oferta de comércio na região, disponibilidade de vagas de estacionamento, banheiros e acessos de escada e elevador devem ser cuidadosamente consideradas para eliminar as opções que não oferecem o mínimo necessário a um bom escritório para a empresa.
Hoje, a sustentabilidade da infraestrutura também é um fator importante a se considerar, especialmente por empresas que atuam com segmentos que se relacionam diretamente às pautas ambientais.
3. Localização e acessibilidade
A escolha da localização é fundamental para o escritório da empresa. Normalmente, há uma associação entre o local em que a sede ou escritório funciona e a cultura da empresa.
É comum que empresas de um determinado segmento, por exemplo, empresas de tecnologia e inovação, busquem se instalar em um local comum, trazendo para aquela região uma imagem que se associa a atuação das empresas que ali se estabelecem, a exemplo do que acontece no Vale do Silício.
Em outros casos, a escolha por uma localização vai estar diretamente relacionada ao seu nicho de atuação. É o caso de empresas de aluguel de carros que decidem estabelecer um escritório próximo ao aeroporto da cidade.
Portanto, ao avaliar as possíveis localizações para o escritório da empresa, é indicado que se faça uma pesquisa de onde se encontram os concorrentes.
Além disso, nesse momento é preciso considerar também a acessibilidade, garantindo que os colaboradores e clientes da empresa terão amplo acesso a vias asfaltadas, linhas de ônibus e comércio variado.
4. Visibilidade
Outro ponto a ser considerado, especialmente se a empresa visa promover o seu negócio para muitos clientes, é a visibilidade.
Afinal, uma boa localização deve proporcionar oportunidades de negócios entre a empresa e as pessoas que frequentam o espaço onde ela se localiza.
Nesse sentido, a empresa também precisa cumprir o seu papel e tornar visível a sua atuação na região, seja por meio da pintura de sua fachada, do investimento em publicidade ou de outras formas de direcionar o público e fazê-lo identificar a localização do escritório.
5. Segurança
A segurança é um dos quesitos mais importantes e muitas vezes é o que mais pesa na escolha da região para o escritório da empresa.
Esse critério tem a função de garantir a integridade física e material de todas as pessoas que frequentaram o escritório da empresa. Do contrário, a empresa pode correr o risco de perder todo o investimento realizado até o momento.
Além disso, a segurança é necessária para oferecer um ambiente de trabalho tranquilo, em que as pessoas se sintam confortáveis nos deslocamentos do dia a dia.
Portanto, não deixe de conferir quais são as medidas de segurança que o local oferece, como serviço de portaria, câmeras, vigilância, etc. Lembrando que outros fatores como localização, acessibilidade e presença de comércio na região também são determinantes para a segurança.
6. Custos
Os fatores anteriormente citados são considerados os mais importantes na hora de escolher o local ideal para o escritório da empresa.
Então, após avaliar o espaço, a infraestrutura, a localização e acessibilidade, a visibilidade e a segurança, sobrarão poucas opções na lista de possíveis locais para o escritório. Nesse momento, provavelmente, os custos vão pesar na decisão.
Mas é preciso não reduzir a escolha apenas ao menor valor de aluguel. O melhor caminho é fazer uma reflexão que considere as principais vantagens e desvantagens de cada opção, procurando avaliar a relação custo-benefício que os locais oferecem.
Em alguns casos, um custo um pouco mais alto pode representar retornos mais promissores em visibilidade e infraestrutura, por exemplo.
7. Possibilidade de ampliação
Por fim, também se recomenda considerar a possível necessidade de uma ampliação futura, principalmente se o perfil da empresa pode levá-la a um crescimento rápido.
Em algumas situações, negócios que vivenciam um início promissor se veem obrigados a mudar o local do seu escritório para acomodar novos colaboradores. Essa mudança não prevista e não planejada pode impactar em custos altos ou até mesmo causar uma desaceleração no processo de crescimento.
Então, no processo de seleção de possíveis locais para o escritório, considere qual a possibilidade da empresa precisar ampliar o seu espaço em um determinado prazo de tempo.
Logo, seja a intenção da empresa adquirir um local próprio ou alugá-lo, é fundamental consultar com os responsáveis quais as regras e possibilidades para realizar reformas de ampliação.
Para concluir, se você sente que pode se beneficiar de orientação especializada, não apenas para ajudar a escolher o escritório da empresa, mas também para estruturar o seu negócio e encontrar oportunidades de mercado, conheça os eventos promovidos pelo Hub.RO!
