Com a chegada do novo ano, muitos negócios já começaram a fazer as suas novas definições de metas e objetivos. O planejamento é uma etapa muito importante para que a empresa possa avançar nesse novo ciclo que se inicia, no entanto, é essencial que a empresa também esteja preparada para gerenciar os projetos que foram estabelecidos no planejamento.
O Gerenciamento de Projetos de uma empresa é uma atividade complexa que envolve planejamento, organização, execução, controle e encerramento de atividades para alcançar objetivos específicos dentro dos prazos determinados. No artigo de hoje trouxemos algumas etapas para ajudar no processo de gerenciamento de projetos dentro do seu negócio, confira!
DEFINIÇÃO DE PROJETO:
O primeiro passo é fazer o escopo do projeto, identifique claramente o que o projeto visa alcançar, definindo metas claras, mensuráveis e específicas. Com as informações do projeto bem definidas, o projeto se torna mais claro e compreensível e evitando um escopo inchado.
EQUIPE DO PROJETO:
Com o projeto bem definido e com objetivos claros, fica mais fácil de compreender quais habilidades serão necessárias para a execução da atividade. Sendo assim, ao escolher a equipe que estará a frente do projeto, selecione aqueles membros com as habilidades adequadas, além disso, defina bem quais serão os papéis e responsabilidades de cada um.
PLANEJAMENTO:
Essas são algumas etapas importantes para um bom planejamento:
- Cronograma:
Elabore um cronograma detalhado com marcos importantes do projeto;
Considere imprevistos entre as tarefas.
- Recursos:
Identificar e alocar recursos necessários (humanos, financeiros, tecnológicos).
- Riscos:
Identifique potenciais riscos e desenvolva estratégias de mitigação.
EXECUÇÃO:
Com o projeto, equipe e cronograma definidos, agora é hora de partir para a execução do projeto. Essa etapa em específico requer bastante atenção, principalmente entre a comunicação da equipe, para que todos possam caminhar no mesmo ritmo e direção.
Algumas dicas para essa etapa são:
- Estabeleça canais de comunicação eficientes;
- Mantenha a equipe informada sobre o progresso das atividades;
- Estabeleça um processo para gerenciar alterações que possam acontecer no escopo.
CONTROLE:
Saber analisar os projetos permite à empresa identificar onde os processos começaram a dar errado, com tempo suficiente para uma intervenção. Portanto, é imprescindível estabelecer um método para controle dos processos que estão sendo executados.
Monitoramento:
– Acompanhe o progresso em relação ao cronograma e orçamento;
– Use ferramentas de gerenciamento de projetos.
Relatórios:
– Crie relatórios regulares para stakeholders.
ENCERRAMENTO:
E a última etapa, porém não menos importante é a etapa de: ENCERRAMENTO. Algumas dicas importantes para esse processo são:
- Avalie o sucesso em relação aos objetivos do projeto;
- Identifique lições aprendidas;
- Arquive documentos e informações relevantes para referência futura.
DICAS ADICIONAIS:
- Use ferramentas como o Trello, Asana, Microsoft Project, Jira, entre outras, para auxiliar no planejamento e acompanhamento;
- Mantenha a comunicação efetiva entre a equipe e os stakeholders;
- Esteja preparado para ajustar o plano conforme o necessário;
- Avalie e ajuste os processos com base em experiências anteriores.
Lembre-se que cada projeto é único, então adapte essas diretrizes às necessidades específicas do seu negócio e do projeto em questão. O sucesso do gerenciamento de projetos muitas vezes está na flexibilidade e na capacidade de aprender com cada experiência.
